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今さら聞けない!ビジネスマナー「メール編」


こんにちは、アサヒコミュニケーションズです。


ビジネスメールは、日常的なコミュニケーション手段として欠かせないものですよね。


外部でも内部でもメールのやり取りは社会人には必須なスキルですが適切なメールマナーは身についているでしょうか?


今回は、ビジネスメールの基本マナーを再確認し、よくあるミスを避けるためのポイントを詳しく解説します。


ビジネスメールの基本構成

ビジネスメールには、いくつかの基本的な構成があります。メール作成の際に参考にしてみてください。


ビジネスメールの作成のポイント

  1. 宛名には会社名、部署名、役職名、名前を順に記載し、敬称(様)を忘れずに。  :「株式会社〇〇 営業部 部長 田中様」

  2. :「お世話になっております。株式会社△△の山田です。」

  3. 最初に要点を述べ、その後に詳細を説明します。長文になる場合は、段落を分けて見やすくしましょう。 :「先日の会議でご指摘いただいた点について、以下の通り対応いたしましたのでご確認ください。」

  4. :「何卒よろしくお願い申し上げます。」

  5. 連絡先を明記:名前、会社名、部署名、連絡先を含めた署名を入れます。


【ビジネスメールの例】



よくあるメールマナーのミス

ここでは、よくあるメールマナーのミスについてあげてみます。チェックしていただき、ミスが起きないように注意してください。


1.返信が遅い

早めの対応を心がける:メールの返信はなるべく早く行い、遅くとも24時間以内に返信することを心がけましょう。後回しにしてしまうとうっかり忘れてしまったり、ほかのメールに埋もれてしまうことがあります。

なるべく迅速に対応することが重要です。


2.敬称の誤り

正しい敬称の使用:役職や会社名、名前に誤りがないように注意します。また、敬称(様、殿など)の使い分けも確認します。


3.件名がわかりにくい

具体的な件名を付ける:メールの内容が一目でわかるように具体的で簡潔な件名を付けましょう。


4.添付漏れ

「資料を添付します。」と本文に入れているにもかかわらず添付を付け忘れるのはよくあることですが、注意不足と捉えられてしまいますので必ず送信前にチェックしましょう。


ビジネスメールのNGワード

1.了解です/了解しました

ビジネスメールやチャットなどで、業務を依頼された時に使いがちな言葉です。決して無礼な言葉ではありませんが「了解」には「許可を与える」という意味があり、目上の人に使うと「上から目線」と感じられることがあります。


上司が部下の報告に「了解です」と使うことは何の問題もありません。上司から業務の依頼などが来たら「分りました」「承知しました」のほうがおすすめです。


2.ご苦労様です/お世話様です

相手をねぎらうときに使う「ご苦労様」は、諸説ありますが一般的には目下の人にかける言葉で、上司やお客様に対して使うのは失礼とされています。「お疲れ様です」が立場に関係なく使うことができる言葉として浸透しています。


「お世話様です」も同様に目下の人に対して使う言葉なので、「お世話になっております」と言い換えるとよいでしょう。


3.すいません/すみません

「すいません」や「すみません」は口頭表現になりますのでメールでは使いません。


4.御社/わが社

お相手の会社を指す敬称には「御社」と「貴社」がありますが、一般的に「御社」は話し言葉、「貴社」は書き言葉とされていますのでメールでは「貴社」を使います。


さらに、自社を表現する「わが社」という言葉は社内で使う言葉になります。社外の人には偉そうな印象を与えかねないので、社外メールは「弊社」を使います。謙遜する必要がない場面では「当社」を使うこともあります。


5.宜しくお願い致します

これは漢字がNGというパターンになります。


正解は、「よろしくお願いいたします」です。


「宜しく」は常用漢字表に記載がないので公的文書に使用しないルールになっています。

「致します」は漢字だと「そこまで到達するようにする」という意味の動詞になりますが、「お願いいたします」の「いたします」は自分の動作をへりくだるときに使う補助動詞です。こちらも補助動詞はひらがなにするというルールがあります。


6.ご拝読ください

「拝読」「拝見」「拝聴」などの言葉は「謹んで~する」という意味の謙譲語であり、相手の行為に対して使うのは誤りです。


書類などに目を通してほしい場合は「ご一読ください」、しっかり読んで確認してほしい場合は「ご査収ください」を使います。


メール送信前のチェックポイント

メール送信の前には必ず宛先、内容等すべてをチェックしましょう。一度下書きに入れた状態でチェックするのがおすすめです。

以下がチェックポイントです。


1.誤字脱字の確認

内容の見直し:誤字脱字がないか、内容に誤りがないかを必ず確認します。


2.宛先の確認

宛先ミスの防止:宛先が正しいか、CcやBccの使い方が適切かを確認します。


3.添付ファイルの確認

ファイルの添付忘れ:添付ファイルが正しく添付されているか、送信前に再確認します。


まとめ

ビジネスメールは、社会人のコミュニケーションの基本です。適切なメールマナーを身につけることで、相手に良い印象を与え、円滑な業務を遂行することができます。今回のポイントを参考に、日々のメール対応を見直してみてください。

ビジネスマナーについては今後も定期的に配信していきたいと思いますのでご参考になさってくださいね。

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