こんにちは、アサヒコミュニケーションズです。
皆さん、紙の収納方法どうしていますか？
子供が学校などに通っているとありえないくらいの量のプリントを毎日毎日家に持って帰ってきますよね。郵便で届く手紙やDMなどもたまりやすいです。
紙類は溜まりやすく、整理整頓が難しく、またごちゃごちゃしやすいことでストレスもたまります。
しかし、ちょっとしたコツで、すっきり片付けることができます。
本記事では、紙の収納方法についてコツをご紹介します。
紙類の分類と整理
紙類を整理する際は、まず全てを一箇所に集め、3つの分類に分けましょう。
1．必要書類: 長期保管が必要な契約書、証明書、保証書など。
2．一時保存書類: 数ヶ月以内に処理が必要な領収書や請求書など。
3．廃棄書類: 不要な広告やDM、古いメモ、期限切れの書類など。
廃棄書類で個人情報が載っているものはシュレッダーをして廃棄しましょう。
そして、分類後は、必要書類をさらに
「金融」
「健康」
「教育」
などのサブカテゴリに分けると、あとから探しやすくなります。
収納用品の選定
3つに分けた書類のなかで保管する書類は、以下のようなアイテムを使って保管するのがおすすめです。
必要書類に分けられた書類：ラベル分けしたファイル、そのファイルを入れるキャビネット
一時保存書類：ラベル分けした書類ケースやファイル、それらを置く目に付く場所にあるスペース
アイテムは以下の通り
ファイルボックス: 一時保存書類やカテゴリごとのファイルを収納。
書類ケース: 頻繁にアクセスする必要書類の収納に適しています。
ファイリングキャビネット: 長期保管が必要な書類や大量のファイルを管理。
ラベルメーカー: どの書類がどこにあるかを明確にし、探す時間の無駄をなくします。
デジタル化しよう
紙類のデジタル化は、スペースを節約し、アクセスを簡単にする方法です。
デジタル化しても問題のないお知らせ類などの紙はすべてデジタル化しましょう。
スキャナーやスマホアプリ: 書類をデジタル形式に変換。iphoneであれば、メモアプリの機能を使ってスキャンして保存しておくことができます。Androidであれば、Googleドライブアプリを使用してスキャン、保存ができます。
クラウドサービス: GoogleドライブやDropboxなどに保存して、どこからでもアクセス可能に。
デジタルファイルの整理: フォルダやファイル名を統一的なルールで管理し、探しやすくします。
定期的な書類の見直しと更新
3か月に1度は、保管している書類を見直し、不要なものを処分する日を設けます。これにより、常に最新の情報だけが手元に残り、スペースを無駄に使うことがありません。
7割収納を心がける
紙の収納だけではなく家の中のあらゆる物の収納に関して言えることのようですが、収納は「7割に留める」というのがいいようです。
きっちり100パーセント満タンで収納してしまうと、後から来た紙や物が入る場所がありませんよね。
どうしても後から来る紙や物は避けられないので、そのために3割は空けておくというのがコツです。
そして定期的に見直すことが重要ですね。
プライバシーの保護とセキュリティ
個人情報を含む書類の取り扱いには特に注意が必要です。
シュレッダー: ＤＭや利用明細など個人情報が記載されている物、個人情報が含まれる書類は、廃棄前に細断。
セキュアな保管場所: パスワードや鍵で保護された場所に重要書類を保管。（金庫など）
まとめ
紙の整理と収納は、何か行動を起こさないと増える一方で大変ですよね。今回の記事が少しでもお役に立てたら幸いです。
※参考情報
Comentarios