【ムダ時間削減！】会議時間を半分に！アジェンダ作成とファシリテーションの超基本

こんにちは、アサヒコミュニケーションズです。

皆さんは、日々の業務の中で「今日の会議、長かったな…」「結局、何が決まったんだっけ？」「あの時間、別の仕事できたのに…」なんて思うことありませんか？会議に対してこのような悩みや不満を抱えている方も少なくないのではないでしょうか。

目的が不明確なまま始まり、議論が迷走し、時間内に終わらず、挙げ句の果てには何も決まらない…そんな非効率な会議は、参加者の貴重な時間を奪い、生産性を著しく低下させます。

今回は、そんな会議のムダをなくし、時間を短縮しながらもしっかりと成果を出すための、「アジェンダ作成」と「ファシリテーション」の超基本的ながら、実践すれば劇的に効果を実感できるコツをお伝えします！

なぜ、会議は長く、非効率になってしまうの？

会議が長時間化したり、非効率に終わったりするのには、いくつか共通する原因があります。

• 目的・ゴールが曖昧: 何のために集まったのか、会議の最後に何を目指すのかが共有されていない。

• アジェンダがない、あるいは機能していない: 議論の順番や時間配分が決まっていない、または決まっていても守られない。

• 事前の情報共有不足: 参加者が前提知識や資料に目を通していないため、会議中に基礎情報の確認に時間を取られる。

• 議論の脱線・拡散: テーマと関係ない話に逸れたり、一つの論点に固執しすぎたりする。

• 一部の人だけが話しすぎる/発言しない人がいる: 活発な議論にならず、多様な意見が出ない。

• 時間管理をしていない: 終了時間を意識せず、ダラダラと進行する。

• 決定事項やネクストアクションを確認しない: 会議が終わっても、「誰が何をいつまでにやるか」が明確になっていない。

これらの原因の多くは、会議の「準備」（アジェンダ作成）と「進行」（ファシリテーション）を改善することで解消できます。

会議時間は「準備」で決まる！成果に繋がるアジェンダ作成術

アジェンダは、会議を成功に導くための最も重要な「設計図」です。これがしっかりしていれば、会議時間の短縮と効率アップは約束されたも同然です。

アジェンダ例

会議の「目的」と「ゴール」を明確にする

この会議の最後に、何を決めたいのか？何を共有したいのか？どのような状態になっていたいのか？を具体的に設定し、アジェンダの冒頭に簡潔に記載します。

（例：「〇〇の仕様について、A案とB案のどちらを採用するか【決定】する」「来月のイベントの役割分担を【確定】する」「〇〇プロジェクトの進捗状況を【共有】し、課題を【特定】する」）

議論すべき「議題」を絞る

会議の目的達成に不可欠な議題だけを選びます。議題はリスト形式で箇条書きにしましょう。一つの議題に複数の論点が含まれる場合は、細分化します。テーマを詰め込みすぎると、一つ一つの議論が浅くなり、時間も超過しやすくなります。

各議題に「時間配分」を設定する

アジェンダの議題ごとに、何分使うかを決め、記載します。全体の終了時間から逆算して、各議題に適切な時間を割り振りましょう。これがファシリテーターの重要なタイムキープ基準になります。

アジェンダと必要資料を「事前共有」する

会議の少なくとも前日（可能であれば24時間前）までには、参加者全員にアジェンダと、会議で使う資料を共有します。参加者は事前に内容に目を通すことで、会議当日の理解度が高まり、スムーズな議論に繋がります。資料は簡潔に、事前に読んでくることを前提とした内容にしましょう。

役割分担や確認事項を明記:

誰がその議題について報告・発表するのか、誰が決裁権を持っているのか、事前に確認してきてほしいこと（宿題）などをアジェンダに追記すると、当日さらにスムーズな進行が期待できます。

短時間で結論を出す！効果的なファシリテーションのコツ

ファシリテーター（進行役）は、単に時間を計るだけでなく、参加者全員が目的達成に向けて、建設的に議論できるよう場を整え、導く役割です。

開始時に「目的・ゴール・時間配分」を再確認

会議を始める前に、アジェンダを見ながら「本日の会議の目的は〇〇、最終ゴールは△△です。全体の時間は□□分で、アジェンダの各議題に割り振った時間はこちらです。」と声に出して参加者全員と共有・確認します。これにより、参加者の意識を統一し、集中力を高めます。

「タイムキープ」を徹底する

アジェンダに設定した時間配分を強く意識し、時間が来たら次の議題に移ります。「この議題はあと〇分です」「恐れ入りますが、時間になりましたので、この議題の議論はここで一度区切り、次の議題に移らせていただきます」など、場をコントロールするメッセージを伝えます。時間が足りない議題は、「これは持ち帰り検討にするか」「別途、〇〇さんと△△さんで話す時間を持ちましょう」といった判断をその場で行います。

「全員参加」を促し、意見を引き出す

一部の人だけが話すのではなく、会議に関わる全員が発言できるよう配慮します。発言の少ない人には、「〇〇さん、この点についてどう思いますか？」「△△の視点からは何かありますか？」など、名指しではなくとも優しく発言を促しましょう。多様な意見が、より良い結論に繋がります。

議論が「脱線」しないように軌道修正

議論がテーマから外れそうになったら、「今の話も重要ですが、一旦アジェンダの議題に戻りましょう」「その点は、この会議とは別に、〇〇の場で改めて話しましょう」など、冷静かつ明確に元のテーマに戻します。「駐車場のアイデア（Parking Lot）」として、本筋から外れたアイデアを別の場所にメモしておき、後で検討する時間を持つ手法も有効です。

各議題の「結論」と「ネクストアクション」をその場で明確にする

一つの議題の議論が終わるたびに、「この議題の結論は〇〇で決定しましたね」「この件については△△さんが担当で、期日は□□日です」というように、何が決まったか、誰が何をいつまでにやるか（ネクストアクション）をその場で確認し、参加者全員の合意を得ます。これが最も重要なアウトプットです。

議事録は「決定事項とネクストアクション」中心に素早く共有

会議後、議事録は詳細な発言の記録よりも、決定事項、確認事項、ネクストアクション（担当者と期日）を中心に簡潔にまとめます。できるだけ早く（理想はその日のうちに）関係者に共有することで、認識のズレを防ぎ、アクションへの移行を早めます。

まとめ

アジェンダ作成とファシリテーションは、どちらも特別なスキルではなく、少しの意識と実践で誰もが習得できる会議効率化の基本中の基本です。

これらの基本を徹底するだけで、あなたの関わる会議は劇的に時間が短縮され、かつ、明確な結論と次の行動（ネクストアクション）が決まる、生産性の高い場に変わるはずです。削減できた時間を、本来集中すべきコア業務や、じっくり考えるべき課題に使いましょう。

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